DOCUMENTGENERATIE BINNEN LS SUITE

DocGen

Een overeenkomst opstellen kost zelden tijd door het schrijven. Het kost tijd door het wachten: op gegevens van de tegenpartij, op de juiste versie van het sjabloon, op iemand die weet welk nummer erbij hoort.

DocGen stelt documenten samen uit uw eigen Word-sjablonen. Wat u zelf weet vult u in; wat de externe partij moet aanleveren vraagt u op met een beveiligde link. Die partij ziet alleen de velden die voor haar bestemd zijn en heeft geen account nodig.

Wat het oplost

Uw eigen sjablonen

U werkt met de Word-documenten die u al gebruikt. Per veld legt u vast wie het invult: uw eigen medewerker of de externe partij.

Geen account voor de ander

De externe partij krijgt een persoonlijke, tijdgebonden link. Geen registratie, geen wachtwoord, geen drempel die het proces vertraagt.

Alleen de eigen velden zichtbaar

Wie de link opent ziet uitsluitend wat hij moet aanleveren — nooit de rest van het dossier of uw interne gegevens.

Eén keer invullen per dossier

Gegevens die voor meerdere documenten gelden vult u eenmalig in. Ze komen in elk document van dat dossier terecht, zonder overtypen.

De link verloopt vanzelf

U stelt de geldigheidsduur in. Na invullen wordt de link automatisch ongeldig, dus een oude uitnodiging blijft geen open deur.

Vastgelegd wie wat deed

Verstuurd, geopend, ingevuld, vervallen — elke stap rond een uitnodiging wordt vastgelegd en is intern terug te zien.

Voorbereiden

Uw medewerker kiest een dossier, koppelt de sjablonen en vult de eigen velden in. Per sjabloon bepaalt hij welke velden de externe partij aanlevert.

Uitnodigen

Op basis van het e-mailadres maakt DocGen een unieke link en verstuurt die. U stelt zelf in hoe lang de link geldig blijft.

Aanvullen

De externe partij opent de link en vult uitsluitend haar eigen velden in. Na bevestiging vervalt de link.

Genereren

DocGen voegt interne en externe gegevens samen tot het volledige document. Uw medewerker krijgt bericht en kan het downloaden.

Herkenbaar voor wie u uitnodigt

De pagina die een externe partij te zien krijgt is een visitekaartje van uw organisatie, niet van ons. Logo, kleur en contactpersoon zijn instelbaar, en dat geldt ook voor de e-mail waarmee de uitnodiging wordt verstuurd.

Dat is meer dan een kwestie van smaak. Een onderaannemer die een onbekende link in zijn inbox vindt, klikt terecht niet. Een link die er onmiskenbaar uitziet als afkomstig van uw organisatie, wordt wél ingevuld.

DocGen

Herkenbaar voor wie u uitnodigt

Benieuwd hoe dit in uw situatie werkt?